چطور کسب و کارم را در دوران بحران مدیریت کنم؟

گاهی همه چیز طبق برنامه ریزی ما پیش نمی رود. اتفاق های ناگهانی و خارج از برنامه می توانند تاثیرات مخربی بر کسب و کارها داشته باشند؛ به عنوان مثال، بروز بحران هایی مانند آتش سوزی، شیوع بیماری های همه گیر و بروز مشکل در سیستم آی. تی. (IT)، همه و همه می توانند مشکلاتی را بر سر راه کسب و کار شما قرار دهند؛ اما نیازی نیست نگران باشید! اگر برنامه ریزی درستی داشته باشید و همۀ قدم هایتان را حساب شده بردارید، می تواند تاثیر هر بحران را به حداقل برسانید و کسب و کارتان را نجات دهید. در این مطلب، برایتان خواهیم گفت که چگونه کسب و کارتان را از دل هر بحرانی بیرون بکشید.

چرا باید برای بحران های احتمالی برنامه ریزی کرد؟

وقتی از بحران حرف می زنیم، لزوماً منظورمان فاجعه ای عجیب و غریب نیست، بلکه هر اتفاق منفی و پیش بینی نشده ای می تواند بحرانی برای کسب و کار شما محسوب شود؛ به عنوان مثال، از آتش سوزی و سیل گرفته تا دزدی و شیوع بیماری همه گیر و مرگ و بیماری یکی از کارکنان کلیدی، همه و همه، می توانند کسب و کار شما را به خطر بیندازند؛ در نتیجه، برای حفظ کسب و کارتان از هر گونه بحران احتمالی، باید به فکر برنامه ریزی باشید. در روند برنامه ریزی بحران، باید موارد زیر را بگنجانید:

• بحران های احتمالی را شناسایی کنید.
• برای به حداقل رساندن پیامدهای این بحران ها برنامه ریزی کنید.
• ببینید که در صورت بروز بحران، باید چه واکنشی نشان بدهید.
• برنامه هایتان را به طور مرتب بیازمایید.

به عنوان مثال، اگر روی اطلاعات کامپیوترهایتان حساب می کنید، باید همواره به فکر تهیۀ نسخه ای از داده های کلیدی کامپیوترهایتان باشید تا پاک شدنشان برایتان تبدیل به بحران نشود.

برنامه ریزی حساب شده باعث می شود بتوانید با بحران ها راحت تر کنار بیایید و خسارات و ضربات ناشی از آن را به حداقل برسانید.

علاوه بر این، می توانید به مشتریان و سرمایه گذران اثبات کنید که کسب و کارتان آنقدر قدرتمند است که می تواند از پس هر بحرانی بر بیاید؛ بدین ترتیب، می توانید در مقابل رقیبانتان نیز قدرتمند و پیروز باشید.

بحران هایی که می توانند کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار دهند

بسته به نوع کسب و کارتان، این بحران ها می توانند بر کسب و کارتان تاثیر منفی بگذارند:

• فجایع طبیعی: به عنوان مثال، سیل حاصل از بارش باران یا ترکیدن لولۀ آب.
• سرقت: به عنوان مثال، سرقت تجهیزات کامپیوتری.
• آتش سوزی: آتش سوزی می تواند باعث بروز خسارت شود.
• از کار افتادن سیستم IT: ویروس های کامپیوتری، حملۀ هکرها یا از کار افتادن سیستم می تواند بر کسب و کارتان تاثیر منفی بگذارد.
• مرگ یا بیماری یکی از کارکنان کلیدی: اگر یکی از کارکنان، نقشی کلیدی در کسب و کار شما دارد، باید به این فکر کنید که در صورت فقدان او، چه کاری از دستتان برخواهد آمد.
• شیوع بیماری همه گیر: فرقی نمی کند یک بیماری در میان کارکنان جامعۀ شما شیوع پیدا کرده باشد یا در میان کل مردم دنیا، در هر صورت، شیوع یک بیماری می تواند کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار دهد.
• بحران های پیش آمده برای تامین کنندگان: چگونه می توانید منبع تامین دیگری را جایگزین آن کنید؟
• بحران های پیش آمده برای مشتریان
• بحران هایی که می تواند شهرت و خوش نامی کسب و کارتان را تحت الشعاع قرار دهد.

حواستان به این موارد باشد. حتی بحران هایی را که فکر می کنید بسیار دور از ذهن است و امکان ندارد رخ دهد، حتماً بررسی کنید.

نحوۀ مدیریت کسب و کار در دوران بحران

و اما چگونه کسب و کار را در دوران بحران مدیریت کنیم؟ مدیریت بحران نیز راه و روش های مختص به خودش را دارد که شناخت آن ها کار را برایتان بسیار آسان تر خواهد کرد. در ادامه، نحوۀ مدیریت کسب و کار در دوران بحران را برایتان خواهیم گفت.

• آماده باشید

هر لحظه آمادۀ بروز بحران باشید! آمادگی برای بحران و جلوگیری از آن، نیازمند صرف زمان و انرژی است. سیستم قدرتمند هشدار می تواند شما را به سرعت از احتمال بروز بحران باخبر کند. همیشه هشیار باشید تا بتوانید از بروز بحران جلوگیری کنید.  

• بحران را شناسایی کنید

باید مشکل را به طور دقیق شناسایی کنید و شناخت شفاف و دقیقی از آن داشته باشید. عدم شناخت می تواند اوضاع را برایتان دشوارتر کند.

• وقت را هدر ندهید

در صورت بروز بحران، منتظر برطرف شدن آن نمانید و به سرعت برای یافتن و کاربرد راه حل مناسب، دست به کار شوید. اقدام به موقع بسیار مهم است و می تواند از بروز زیان بیشتر جلوگیری کند. وقت را هدر ندهید، خیلی زود مشکل را بپذیرید و با نگاهی مثبت، به سراغ حل آن بروید.

• تیم مدیریت بحران تشکیل دهید

تیم مدیریت بحران تشکیل دهید. یادتان باشد که هر چه تیم کوچک تر باشد و اعضای کمتری داشته باشد، برنامه هایش عملگراتر خواهد بود. تیم مدیریت بحران و بالطبع اعضای آن باید خصوصیات زیر را داشته باشند:

• عزم راسخ
• انعطاف پذیری
• توانایی تحمل تردید و عدم قطعیت
• توانایی کار کردن تحت فشار
• توانایی انجام قضاوت عینی

• کارکنانتان را آموزش دهید

این مرحله بسیار مهم است. مدیران و اعضای تیم باید کارکنان را نیز در نظر داشته باشند و آموزش های لازم را به آن ها بدهند. هر تصمیمی بر کارکنان و چگونگی وفق یافتن آن ها با شرایط جدید تاثیر خواهد گذاشت؛ از سوی دیگر، باید با کارکنان صادق بود و آن ها را در جریان تغییرات و تصمیمات قرار داد تا همواره با انگیزه باشند و دلسرد نشوند.

• از متخصصان کمک بگیرید

اگر کسب و کارتان در ابتدای راه است، در صورت بروز بحران، حتماً از متخصصان حوزۀ مربوطه کمک بگیرید؛ در ضمن، یکی از مزایای کمک گرفتن از مدیران بحران خارجی (خارج از شرکت) این است که دیدگاه جدیدی را در اختیارتان قرار می دهند و تصویر عینی تری از شرایط را مقابل دیدگانتان شفاف می سازند.

سخن آخر

همان طور که مشاهده کردید، با هشیاری کامل و داشتن برنامه ریزی برای مدیریت بحران، می توانید از بروز بحران جلوگیری کنید و در صورت بروز آن نیز به سرعت به فکر حل آن بیفتید. یادتان باشد که برنامۀ مدیریت بحران را باید همیشه به روزرسانی کنید تا همواره کارآمد باشد و ایرادهایش نیز برطرف شود. وقتی بر بحران غلبه کردید، کسب و کارتان به سرعت به روال معمولی خودش برمی گردد. ممکن است بسیاری از کارکنان هنوز از آن حال و هوای بحران بیرون نیامده باشند و سرمایه گذاران و شرکا نیز اطمینان سابق را نداشته باشند، اما نگران نباشید، چرا که با تلاش و تدبیر می توانید به کارکنان اطمینان دهید که اوضاع به روال قبل برگشته است و اطمینان سرمایه گذاران و شرکا را نیز مجدداً به دست بیاورید.