در بسیاری از سازمان ها، روند نظارت و ارزیابی با نرم افزار اکسل آغاز می شود. چند دهه است که اکسل همواره از محبوب ترین و پرکاربردترین نرم افزارهای شرکت مایکروسافت به شمار می رود و توانسته است سامان دهی داده ها را برای مردم آسان کند. این نرم افزار پرکاربرد، علاوه بر سازمان ها و اداره ها، می تواند در زندگی روزمره نیز به ما کمک کند. در این مطلب، به معرفی دنیای شگفت انگیز اکسل خواهیم پرداخت.

اکسل چیست؟

پیش از هرچیزی، باید بدانیم اکسل چیست؟ اکسل از نرم افزارهای مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) به شمار می رود و از آن برای ایجاد گسترده برگ (spreadsheets) استفاده می کنند. در گسترده برگ اکسل، داده ها به صورت عمودی و افقی در جدولی بزرگ قرار می گیرند. از سال 1985 به این سو، اکسل از پراستفاده ترین نرم افزارها در دنیای کسب و کار به شمار می رود. گسترده برگ اکسل به صورت سطر (rows) و ستون (columns) است و خوانش و حسابرسی را آسان می کند.

کاربر در گسترده برگ اکسل، واژه ها یا اعداد مورد نظرش را در  سلول های (cell) موجود وارد می کند. هر سلول آدرسی دارد. در واقع، آدرس هر سلول یا خانه، براساس ترکیب حرف ستون سلول با شمارۀ سطر سلول مشخص می شود؛ به عنوان مثال، آدرس سلول مشخص شده در تصویر بالا B4 است، چرا که این سلول حاصل تقاطع ستون B و سطر 4 است. در تصویر فوق، گسترده برگ ساده ای را مشاهده می کنید؛ اما برگه های اکسل همیشه این قدر ساده نیستند، بلکه گاهی گسترده برگ ها شامل صد ها یا حتی هزاران ستون و سطر است و میلیون ها سلول از ترکیب این سطور و ستون ها شکل می گیرد.

کاربرد اکسل

و اما می رسیم به کاربرد گسترده برگ اکسل! همان طور که گفتیم، این نرم افزار بسیار پرکاربرد است. اکسل ابزاری فوق العاده قدرتمندی به شمار می رود و معمولاً در دنیای کسب و کار برای ذخیره سازی، سامان دهی و محاسبۀ داده ها استفاده می کنند. در واقع، اکسل نسخۀ کامپیوتری برگه های حسابداری است. اکسل جذاب است؛ زیرا محاسبه، ذخیره سازی و سازمان دهی داده ها را آسان کرده است. در ادامه، به برخی از کاربردهای نرم افزار اکسل خواهیم پرداخت.  

• حسابداری

مایکروسافت، نرم افزار اکسل را طراحی کرد تا نیازهای حوزه های مالی و حسابداری را برطرف کند. در این حوزه، از نرم افزار اکسل برای بودجه بندی، پیگیری هزینه ها و ارائۀ  گزارشات مالی استفاده می کنند. حسابداری روند ثبت تراکنش های گستردۀ مالی در کسب و کارهاست. نرم افزار اکسل، ابزارهای متعددی برای انجام امور مربوط به حسابداری دارد؛ به همین دلیل، ابزاری گرانبها برای حسابرسی به شمار می رود.

• سامان دهی داده ها

سامان دهی داده ها یکی از مهم ترین موارد استفاده از نرم افزار اکسل به شمار می رود. اکسل به شما اجازه می دهد داده هایتان را به صورت مرتب و سیستماتیک دسته بندی کنید. دسترسی به این داده های سامان دهی شده و استفاده از آن ها بسیار آسان خواهد بود؛ همچنین، از طریق این نرم افزار پراستفاده می توان نرخ پیشرفت کمپانی را نیز مشخص کرد.

• انجام محاسبات

اکسل می تواند در انجام محاسبات و فرمول های ریاضی به شما کمک کنید، از ساده ترین آن ها تا پیچیده ترین شان! با استفاده از این نرم افزار می توانید همۀ محاسبات خود را انجام دهید؛ در واقع می توانید از این نرم افزار به عنوان ماشین حسابتان استفاده کنید.

• ترسیم نمودار و جدول

نرم افزار اکسل، امکان تبدیل داده ها را به نمودار فراهم می کند. می توانید از ساده ترین تا پیچیده ترین نمودارها را با استفاده از این نرم افزار محبوب ترسیم کنید. ترسیم جدول و نمودار در این نرم افزار، بسیار آسان است و فقط کافیست داده های مورد نظرتان را انتخاب کنید.

از دیگر کاربردهای نرم افزار اکسل می توان به موارد زیر اشاره کرد:

مدیریت داده ها، تحلیل مالی، مدیریت زمان، برنامه ریزی، مدیریت وظایف، مدلسازی مالی، مدیریت روابط مشتری، محاسبۀ پرداخت ها، محاسبۀ هزینه ها ، محاسبۀ ساعات کاری کارکنان، ترسیم گراف یا جدول برای شرح عملکرد کمپانی، تخمین فروش ماهیانۀ سه سال آینده بر اساس داده های تاریخی و هر چیزی دیگری که نیازمند سامان دهی است.

سخن آخر

همان طور که مشاهده کردید، نرم افزار محبوب اکسل کاربردهای متعددی دارد و بسیاری از امور را برای ما آسان کرده است. کاربرد اکسل فقط محدود به شرکت ها و سازمان ها نمی شود، بلکه می توانید در امور روزمره تان نیز از این نرم افزار بهره بگیرید؛ به عنوان مثال، می توانید از آن برای انجام حساب و کتاب های روزانه یا حتی برنامه ریزی روزمره تان استفاده کنید. داده های شما هر چقدر هم که زیاد باشد، اکسل می تواند آن ها را دسته بندی و سامان دهی کند و دسترسی به آن ها را برایتان آسان سازد.

.

برای شرکت در دوره‌های اکسل موک دانشگاه تهران، اینجا را کلیک کنید.